Política de tratamiento y protección de datos personales

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, la empresa AKKAHEALTH S.A.S, da a conocer su Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales aplicable a clientes, proveedores, usuarios y demás intervinientes relacionados con la utilización de su plataforma digital (plataforma virtual), en lo concerniente a la recolección, uso y almacenamiento de estos, en virtud de la autorización existente previamente.

I. IDENTIFICACIÓN

Nombre de la entidad: AKKAHEALTH S.A.S , firma creada en el año 2022 con el propósito de brindar un servicio de interconexión entre persona y/o pacientes, clientes o usuarios con la empresa (en general los diferentes usuarios) y el ecosistema (fabricante de preparaciones magistrales a base de cannabis (CBD aislado) en adelante: “el magistral”, profesionales de la salud, influenciadores en redes sociales. Su servicio será facilitado mediante una plataforma virtual para que los usuarios se registren y autogestionen su servicio ya sea para ser tratados por un profesional de la salud y se obtenga una prescripción de una fórmula magistral a través de los medios habilitados y la interacción de interesados con los mimos al igual que con los influenciadores unidos al ecosistema. Igualmente, los usuarios podrán utilizar las diferentes funcionalidades para acceder en este sentido con AKKAHEALTH S.A.S y la plataforma virtual desarrollada, la que se desarrollen y ponga al alcance para administrar la información relacionada con las experiencias de uso de los usuarios.

II. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS

Los datos personales registrados en las bases de datos de AKKAHEALTH S.A.S, serán usados con el fin de dar cumplimiento a su objeto social y para desarrollar las actividades propias de la empresa, así mismo, dar a conocer las publicaciones, noticias, entre otra información importante respecto de lo concerniente en el área legal, tributaria y contable.La empresa es la encargada del tratamiento de los datos personales obtenidos a través de www.akkahealth.co, solicitamos a los titulares (clientes y/pacientes, profesionales de la salud, influenciador, terceros y/o proveedor se de productos o servicios) autorización para iniciar o continuar con el tratamiento de sus datos personales, de acuerdo a lo establecido dentro de las Políticas de Privacidad y Protección de los datos publicada en www.akkahealth.co. La información y datos personales suministrados podrán ser procesados, recolectados, almacenados, usados, circulados, suprimidos, compartidos, actualizados, transmitidos y/o transferidos total o parcialmente a él o los laboratorios de producción de preparaciones magistrales, consultorios de profesionales de la salud, establecimientos y/o puntos con servicio farmacéutico de dispensación, entes distribuidores y7o transporte autorizados por la normatividad vigente y demás aliados comerciales estratégicos con fines comerciales, administrativos y de mercadeo, incluyendo datos sensibles, de acuerdo con los términos y condiciones de las Políticas de Privacidad publicadas en www.akkahealth.co según sean aplicables, principalmente para hacer posible la prestación de sus servicios, para los registros contables que sean requeridos, para reportes a autoridades de control y vigilancia, además de uso para fines administrativos, comerciales y de publicidad y contacto frente a los titulares de los mismos. De conformidad con los procedimientos contenidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los Titulares (clientes)

a. Cookies.

Para entender de una mejor manera las necesidades de los usuarios y entregar un mejor servicio, este sitio utiliza identificadores anónimos denominados ("cookies") con el fin de recoger información anónima o general de preferencias e intereses de sus usuarios y/o titulares. Una cookie es cualquier cadena de texto que pide autorización para alojarse en el disco duro de la computadora. Si el usuario acepta, entonces el explorador agrega el texto en un archivo pequeño con la finalidad de notificarnos cuando el usuario visita nuestro Sitio. La información recogida por este medio se proporciona a compañas asociadas y es utilizada por estas para crear perfiles anónimos para cualquier propósito, incluyendo, más no limitado a, desarrollar, fabricar y comercializar productos, y puede ser comercializada, diseminada o usada por AKKA HEALTH S.A.S. La información proporcionada a tales compañas no incluye y nunca se combina con datos de carácter personal que permitan identificar a una persona determinada (tal como nombre, domicilio o dirección de correo electrónico) o cualquier información que pueda ser considerada sensible o que pueda comprometer la privacidad de los usuarios.

b. Registro dentro del sitio.

Para realizar una oferta de Oferta de tratamiento médico,prescripción, producción, compra, distribución y dispensación de preparaciones magistrales u otros servicios, es necesario que el usuario se registre comocliente, suministrado un nombre de usuario y una clave. Tales datos de registro deberán ser conservados por el usuario, asumiendo toda la responsabilidad porel uso de estos. Cuando el usuario olvide sus datos de registro, AKKA HEALTHS.A.S, le permitirá recordarlos, de acuerdo con los procedimientos contenidosen nuestro Sitio.

c. Cancelación del Registro.

AKKAHEALTH S.A.S, se reserva el derecho de cancelar la cuenta asignada alrespectivo usuario, sin necesidad de dar ningún tipo de aviso, y sin que deello se derive responsabilidad. El registro podrá ser cancelado de manera discrecional, es decir que AKKA HEALTH S.A.S, no está o queda obligado ainformar las razones de la cancelación del registro o su negativa a realizarlo,en el entendido que lo que se celebra con los clientes son contratos en los cuales concurra la voluntad contractual y el mutuo consentimiento, sin que la ausencia de este en cabeza de cualquiera de las partes pueda ser interpretado como acto discriminatorio.

d. Responsabilidad del Usuario.

Al ingresar a nuestro Sitio, el usuario adquiere el compromiso de suministrar información personal correcta y verdadera, así como proceder a la actualización de sus datos cada vez que se requiera. De igual forma, el usuario se obliga a notificar oportunamente a sus correspondientes entidades del sector Financiero o Cooperativo, la pérdida o robo de su tarjeta de crédito o de los demás instrumentos facilitados por las mismas para realizar transacciones, tales como tarjetas débito, claves personales, etc., con el fin de que tales instrumentos sean inhabilitados por las mismas. Se le prohíbe al usuario poner en, o transmitir a, o desde este sitio cualquier material ilegal, amenazador, calumniador, difamatorio, obsceno, escandaloso, pornográfico o profano, o cualquier otro material que pudiera dar lugar a cualquier responsabilidad civil o penal en los términos de la ley.

e. Información para Pagos.

Dentro de las alternativas que se contemplan en esteSitio para la cancelación de los productos y/o servicios seleccionados por elusuario, se puede ofrecer en algunos casos un vínculo (link) que comunica conlos sitios web de las respectivas entidades financieras, en las cuales seprocede a realizar el pago, y por consiguiente, en tales eventos el manejo de la información personal ser de responsabilidad exclusiva de la entidad financiera, según lo establecido en sus acuerdos con los usuarios. En los eventos que no existan dichos vínculos, sino que la información es proporcionada directamente a AKKAHEALTH S.A.S., a través de este sitio, la responsabilidad por el manejo de la información personal será en los términos establecidos en este documento.

f. Exoneración de Responsabilidad de violación alos datos financieros dentro de la acción de pago.

Siempre que no se haya notificado oportunamente por parte del usuario la existencia de la violación de su información personal, o cuando el usuario no haya procedido a notificar a las correspondientes entidades financieras o cooperativas de la pérdida, uso indebido, sustracción o hurto de los instrumentos conferidos por estas para realizar transacciones, o cuando se realice un uso indebido de sus datos de Registro, AKKAHEALTH S.A.S., no asume ninguna responsabilidad por tales acciones.

g. Obtención de datos con finalidad histórica,estadística o científica.

Teniendo en cuenta la ley 1581 de 2012 en sus artículos 5y 6 de esta, si bien no es viable el tratamiento de datos respecto a los datossensibles relacionados a la salud se aplica la excepción del artículo 6 de laley y en tal sentido usted autoriza el tratamiento de los datos sensibles indicados destinados afines históricos, estadísticos o científicos donde se suprime la identidad de los Titulares y solo se obtendrán datos generales con relación a:

Cantidad de pacientes tratados efectivamente con preparaciones magistrales.
Cantidad de pacientes interesados en obtener un tratamiento con preparaciones magistrales.
El tipo de afección tratada y/o diagnosticada.
El tipo de preparación magistral prescrita y su posología.
El grupo etario: género, edad y etnia.

III. MARCO LEGAL

Constitución Política de Colombia, Artículo15.
Ley 1266 de 2008
Sentencia de la Corte Constitucional C – 1011de 2008
Ley 1273 de 2009
Ley 527 de 1999.
Decreto Reglamentario 1727 de 2009
Decreto Reglamentario 2952 de 2010
Sentencia de la Corte Constitucional C – 748del 2011
Ley 1581 de 2012
Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013

IV. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN (LEY 1581 DE 2012, ART. 8°)

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente a AKKAHEALTH S.A.S en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a AKKAHEALTH S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
Ser informado por AKKAHEALTH S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de dos mil doce (2012) y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datospersonales que hayan sido objeto de tratamiento.

V. PROCEDIMIENTO

A. Procedimiento para la solicitud de datos personales

AKKAHEALTH S.A.S, informará previamente a los titulares los datos personales que se requieren y el motivo por el cual solicita la información, entendiendo que dicha finalidad estará siempre relacionada con el desarrollo de su objeto social y con el fin de desarrollar los temas propios de la empresa, entregando información veraz y que permita fortalecer la comunicación entre los intervinientes de diferente índole. AKKAHEALTH S.A.S podrá solicitar al titular su autorización para el uso de sus datos indispensables para la remisión de información para efectos del tratamiento con preparaciones magistrales y datos opcionales correspondiente a servicios adicionales de actualidad en temas legales, tributarios y contables, de los trámites y productos desarrollados por la empresa.En lo correspondiente al modo de obtener la autorización, AKKAHEALTH S.A.S recolectará la información correspondiente a datos personales de manera escrita y/o digital a través de los formatos y textos que se establezcan para el efecto, los cuales deberán incluir:

La mención de la presente Política de Tratamiento de Protección de Datos Personales y su ubicación.
Datos de contacto del responsable del tratamiento.
Espacio para la firma y/o manifestación automatizada del titular, en caso dado, del padre de familia, acudiente, representante legal, y/o cualquier otro legitimado para el ejercicio de los derechos.
La obtención y tratamiento de los datos personales con fines históricos, estadísticos o científicos señalados en el punto II literal g).

B. Solicitud de datos personales para trabajadores y/o contratistas

AKKAHEALTH S.A.S implementará en sus contratos laborales, de prestación de servicios un texto y/u ordenes de trabajo y/o producción, formato y/o autorización con el fin de autorizar de manera previa y expresa el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato correspondiente, lo que incluirá la autorización de recolectar, modificar o corregir, datos personales del titular.

C. Procedimiento de almacenamiento de información de datos personales.

AKKAHEALTH S.A.S adoptará medidas técnicas y administrativas adecuadas y suficientes que permitan el cuidado y conservación de los datos personales de los titulares, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de terceros.De igual forma, la implementación de estas medidas permitirá la conservación de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para el tratamiento de estos.

AKKAHEALTH S.A.S adoptará todos los mecanismos para guardar la confidencialidad de la información y se abstendrá de usar la información para fines diferentes a los expresamente autorizados por el titular.

D. Procedimiento para el uso y circulación de información

a) Transferencia de datos personales

Para el evento en los cuales terceros ajenos a AKKAHEALTH S.A.S requieran validar, rectificar o confirmar información correspondiente a los datos personales de los titulares contenidos en las bases de datos de la empresa, se requerirá para el suministro de la información la autorización previa y expresa del titular para que opere la transferencia, siempre y cuando dicha información no sea utilizada en el ejercicio de las funciones legales de la Entidad o por orden judicial.

b) Transmisión de datos personales

AKKAHEALTH S.A.S en consideración a la naturaleza de su objeto social, podrá transmitir información correspondiente a los datos personales de los titulares en razón de dar estricto cumplimiento a sus fines. Para lo anterior, en el formato, texto y/o documento correspondiente se incluirá la autorización expresa y previa del titular.

c) Procedimiento para consultas

Los titulares podrán solicitar a AKKAHEALTH S.A.S la consulta de sus datos personales. Esta solicitud deberá ser realizada por escrito dirigido a la gerencia de la empresa, precisando el tipo de dato que se desea consultar, nombre, apellido, cédula de ciudadanía, teléfono y correo electrónico al que se remitirá la información correspondiente.

AKKAHEALTH S.A.S remitirá al titular la información consultada, la cual estará integrada por el listado de toda la información que esté vinculada con la identificación del titular en la base de datos. La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (Ley1581 de 2012, Art. 14).La consulta se podrá realizar de manera escrita o mediante el correo electrónico fm@akkahealth.co

d) Procedimiento para la atención de reclamos

Los titulares que consideren que la información contenida en las bases de datos de AKKAHEALTH S.A.S debe ser corregida, actualizada o suprimida, y/o indiquen el presunto incumplimiento de la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de la firma, podrán presentar un reclamo dirigido a la gerencia de la misma, precisando los hechos presentados que dan lugar al reclamo, nombre, apellido, cédula de ciudadanía, teléfono, documentos que se quiera hacer valer y correo electrónico al que se remitirá la información correspondiente.

AKKAHEALTH S.A.S remitirá a la titular una vez analizada la situación presentada, respuesta al reclamo dentro de los siguientes quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (Ley1581 de 2012, Art. 15).Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (05) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (02) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido dicho reclamo (Ley1581 de 2012, Art. 15).

e) Procedimiento para la supresión, corrección oactualización de información.

Los titulares podrán en todo momento solicitar a AKKAHEALTH S.A.S la supresión, corrección o actualización de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, teniendo en cuenta el Procedimiento para la atención de reclamos de la Política de Tratamiento de Protección de Datos Personales de la empresa.

f) Temporalidad del tratamiento de datos personales

En consideración al objeto social de AKKAHEALTH S.A.S, se mantendrán y conservarán de manera indefinida los datos personales a los que se refiere la presente Política de Tratamiento de Protección de Datos Personales.

g) Actualización de Política de Protección de Datos Personales

Cuando hubiese cambios en la Política de Protección de Datos Personales que ha diseñado AKKAHEALTH S.A.S, se informará oportunamente al titular a través del sitio, con el fin de que éste decida si desea o no continuar otorgando la autorización del tratamiento de sus datos personales.

Así mismo, AKKAHEALTH S.A.S puede en cualquier momento revisar esta Política de tratamiento de datos, por medio de la actualización de este anuncio. Al usar este Sitio, el usuario conviene en darse por obligado por cualquiera de tales revisiones, debiendo entonces visitar periódicamente esta página para determinar la Política vigente en ese momento a la cual el usuario estará sometido en el evento que decida utilizar este Sitio.

h) Canales de comunicación

Para consultar información, solicitar la supresión de sus datospersonales de las bases de datos de AKKAHEALTH S.A.S, realizarobservaciones o comentarios acerca del manejo y uso de sus datos personales(quejas, reclamos, consultas, sugerencias) usted podrá contactarnos a través deuna comunicación dirigida al área de gerencia, responsable de la política deprotección de datos de la empresa, a través de:
Correo electrónico: fm@akkahealth.co Dirección: Edificio Punta Oeste BarrioArboleda apto 202
Contacto telefónico o terminal móvil: 3146930971 en la ciudad de Santiago de Cali.

i) Excepciones

Los datos aportados serán de uso de AKKAHEALTH S.A.S cuando sean requeridos en el ejercicio de su objeto social, salvo las restricciones consagradas en la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo), Ley 1581 de 2012 (Por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales) y el Decreto 1377 de 2013 (Por el cual se reglamenta la Ley 1581 de 2012).En relación a los datos cobijados por las excepciones que se mencionen en la normatividad anterior, se advierte que no significa que estos queden excluidos de la protección de hábeas data o de protección jurídica, por el contrario, es de señalar que las distintas modalidades de administración de datos personales, incluyendo las exceptuadas en el Artículo 2° de la Ley 1581 de 2012, se encuentran cobijadas por las garantías dispuestas para su titular, contenidas en el parágrafo del mismo artículo, el cual observa que «los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas», y en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, se determina un grupo de facultades al individuo para que pueda controlar la información que de sí mismo ha sido recopilada por una central de información.

VI. FECHA DE ENTRADA ENVIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DATOS PERSONALES

La fecha de entrada en vigor de la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será el día 15 de Enero de 2023, fecha de su publicación en su página web www.akkahealth.co.

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